Systemy audiowizualne dla sal konferencyjnych – jak uniknąć błędów?

Systemy audio-video są dziś nieodzownym elementem spotkań biznesowych, niezależnie od tego czy są to szkolenia, rozmowy kontrahentów czy inne aktywności. Komunikacja, zwłaszcza zdalna wymaga rozwiązań technicznych wysokiej klasy, tak aby uczestnicy spotkania mogli swobodnie dzielić się informacjami. System audio-video powinien być zatem spersonalizowanym i nowoczesnym rozwiązaniem. Szumy, zakłócenia, sprzężenia są niedopuszczalne, mogą bowiem zakłócić, a nawet uniemożliwić skuteczną wymianę informacji. Na co zatem zwrócić uwagę, aby takie sytuacje nie miały miejsca, a sala konferencyjna była miejscem twórczych i produktywnych spotkań? Zacznijmy od początku.

1. Czym właściwie jest sala konferencyjna?

Najprościej, jest to miejsce wszechstronnie przygotowane do pełnienia określonych zadań, czyli obsługi konferencji firmowych, naukowych, debat, różnego typu szkoleń, bankietów i innych spotkań o charakterze zawodowym. Jest to zatem pomieszczenie pełniące wiele funkcji wymagających zaawansowanych technicznie rozwiązań. Niewątpliwie podstawowym będzie instalacja audio-video. Zadajmy sobie zatem teraz zasadnicze pytanie.

2. Czym jest instalacja audio-video?

Systemy audiowizualne (AV) to media elektroniczne pozwalające na zróżnicowany przekaz oraz reprodukcję dźwięku a także obrazu. W skład systemu audiowizualnego wchodzi wiele elementów: wysokiej jakości okablowanie, odpowiedni system sterowania, projektory, rzutniki, monitory, kamery, mikrofony i głośniki. Wszystkie te urządzenia muszą ze sobą współgrać, czyli tworzyć zintegrowaną i sprawnie funkcjonującą całość.

Jak widać jest to szerokie pojęcie. Systemy audiowizualne dają wiele możliwości zastosowań, a ich zaprojektowanie i skonfigurowanie to sztuka wymagająca współpracy wielu specjalistów z zakresu architektury wnętrz, IT i projektowania systemów audio-video oraz samych wykonawców. Podstawą tych działań jest przede wszystkim prawidłowe odczytanie potrzeb inwestora, dla którego taki system zostanie stworzony.

3. Kliencie powiedz, czego potrzebujesz.

Dobrze zaprojektowany i wykonany system audio-video cieszy oko, jest praktyczny i ergonomiczny, ale przede wszystkim spełnia oczekiwania klienta. Jeśli sala konferencyjna ma pełnić wiele funkcji – od konferencji po bankiet – wszystkie urządzenia i ich rozmieszczenie powinny to umożliwiać. Przykładowo organizacja dużych konferencji może wymagać kamer podążających za rozmówcą, sufitowych mikrofonów matrycowych, odpowiedniego nagłośnienia. Jeśli sal jest więcej wyciszenia i ekranów akustycznych, które przy instalacji audio-video także należy wziąć pod uwagę. Warto pomyśleć o stworzeniu jednego wspólnego interfejsu, który będzie prosty i przyjazny dla użytkownika.

Gdy sala konferencyjna jest kameralnym pomieszczeniem firmowym wymagania będą zupełnie inne. Jak widać podstawą jest ustalenie potrzeb i możliwości klienta. Idealną sytuacją jest możliwość rozpoczęcia projektowania takiego systemu dostatecznie długo przed realizacją inwestycji. Dlaczego?

4. Projekt przede wszystkim.

Z bardzo prostego powodu. Dużo mniej kosztuje zmiana koncepcji „na papierze” niż wtedy, gdy urządzenia są zakupione lub już zamontowane. Stworzenie bezbłędnie funkcjonującego systemu audiowizualnego w sali konferencyjnej wymaga udziału wielu specjalistów, którzy muszą się porozumieć i przede wszystkim przewidzieć możliwość wystąpienia różnego typu komplikacji, uniknąć ich, co więcej uwzględnić możliwość rozwinięcia się systemu lub jego modernizację.

Rozwiązania architektoniczne, funkcjonalne, ergonomiczne, techniczne, technologiczne muszą ze sobą współgrać. Odpowiednio wczesne rozpoczęcie prac projektowych pozwala przemyśleć koncepcję, daje możliwość uniknięcia kosztownych poprawek, sprawnego zorganizowania prac, powiadomienia wykonawców o zastosowanych technologiach i sposobie ich integracji. Na co zatem należy zwrócić uwagę przy projektowaniu systemu audio-video?

5. Wymagania techniczne.

Wszystko zależy oczywiście od tego zastanego stanu faktycznego, ale załóżmy, że taka sala konferencyjna powstaje od podstaw. Pierwsza jest dokumentacja określająca wszystkie połączenia przewodów pomiędzy różnymi elementami elektronicznymi, czyli schemat połączeń wejść/wyjść (I/O). Dzięki temu można tworzyć nawet najbardziej skomplikowane rozwiązania, mieć kontrolę nad nimi, ułatwić pracę wszystkich wykonawców i precyzyjnie ustalać zakres potrzebnych prac.

Kolejną rzeczą jest ustalenie wymagań elektrycznych, które będą miały zastosowane urządzenia elektroniczne. Krótko mówiąc, trzeba wiedzieć ile prądu będzie potrzebne. Pozwoli to na wydajną i niezawodną pracę systemu AV. Dokumentacja obliczeniowa powinna być częścią specyfikacji. Dzięki temu można uniknąć kosztownych poprawek.

Nie wolno też pozostawić przypadkowi kwestii chłodzenia urządzeń. Powinny zostać sporządzone obliczenia obciążeń cieplnych wszystkich systemów elektronicznych, na podstawie których można określić jak najlepiej je chłodzić. Zapewnia to bezpieczną pracę urządzeń.

Konieczne jest także sporządzenie rysunków szaf wraz z komponentami, co pozwoli wykorzystać najkrótsze ścieżki okablowania i rozmieszczenia poszczególnych komponentów, ułatwi ich serwisowanie i rozpraszanie ciepła.

Wreszcie należy przewidzieć rozmieszczenie okablowania i zastosowanych urządzeń: telewizora, ekranu, rzutnika, głośników, punktów dostępu Wi-fi, kamer bezpieczeństwa itd. Należy także określić rozmieszczenie punktów tzw. pustych kanałów, czyli inaczej peszeli, które w przyszłości pozwolą rozbudować lub zmodernizować system. Należy zaprojektować trasy kablowe zwłaszcza dla długich kabli HDMI, które są szczególnie wrażliwe na długość trasy, wyliczyć przepustowość sygnałów, a także spadki wynikające z odległości pomiędzy punktami odbiorczymi a nadawczymi.

Równie istotna jest specyfikacja urządzeń, jakie zostaną zastosowane, tak aby były ze sobą kompatybilne.

Na koniec wisienka: integracja wszystkich urządzeń i spięcie ich w jeden system zarządzany prostym do obsłużenia interfejsem.

6. Centrum sterowania – serce systemu.

Niezwykle ważnym, jeśli nie najważniejszym elementem instalacji audiowizualnej jest system sterowania. Najlepiej, gdyby był podstawowym i jedynym narzędziem pozwalającym kontrolować całą instalację audiowizualną w sali konferencyjnej. Jeden prosty w obsłudze interfejs.

Ta cecha systemu sterowania jest niezbędna, by uznać, że system został dobrze zaprojektowany. Nawet jeśli użyte technologie są wysoce zaawansowane i dają niezliczone możliwości zastosowania, to jeśli interfejs nie jest intuicyjny, system nie spełni swej roli.

Należy zdać sobie sprawę, że z sali konferencyjnej będą korzystać ludzie o różnym poziomie wiedzy technicznej i każdy powinien móc cieszyć się dobrodziejstwem jej funkcjonalności.

7. Podsumowanie.

Jeszcze 30 lat temu komunikacja w biznesie wymagała przejechania wielu kilometrów, telefony komórkowe były wielkości cegły, a fax był szczytem zaawansowania technologicznego. Obecnie komunikacja face to face może odbywać się zdalnie. Konferencje odbywają się przez Internet, istnieje możliwość ich nagrywania, przesyłania. Tym bardziej istotna jest jakość systemów audiowizualnych zarówno w dużych centrach konferencyjnych, jak i kameralnych salach firmowych. Przy projektowaniu i wykonawstwie systemów audio-video nie należy zatem pozostawiać miejsca na przypadek, a powierzyć zadanie profesjonalistom, którzy zajmą się zadaniem od projektu, poprzez wykonanie, aż po serwis. Obniży to koszty, skróci czas wykonania systemu i pozwoli spokojnie korzystać z zakupionego rozwiązania.