Legalność monitoringu – jak wykorzystać monitoring w firmie w zgodzie z prawem?

W dzisiejszym środowisku biznesowym, skuteczny monitoring w firmie może zapewnić bezpieczeństwo pracowników oraz wspomóc kontrolę procesów produkcji i ochronę mienia. Jednak rejestrowanie obrazu w miejscu pracy podlega regulacjom prawnym – przepisom RODO oraz Kodeksowi pracy. Rodzi to wiele pytań. W tym artykule odpowiemy na wiele z nich, żeby ułatwić zarówno przedsiębiorcom, jak i ich pracownikom poruszanie się w tym temacie.

Czy monitoring w pracy jest legalny?

Przepisy określają tę sytuacje bardzo jasno. Monitoring wizyjny w firmie jest jak najbardziej legalny. Natomiast jeśli chodzi o rejestrację dźwięku – Kodeks pracy nie obejmuje swoimi przepisami możliwości wykorzystania mikrofonów, które są nielegalne.

Czy pracodawca powinien poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu?

Unormowania prawne RODO mówią, że nie tylko powinien to zrobić, pracodawca ma obowiązek poinformować pracowników o zamiarze zamontowania kamer w przedsiębiorstwie. Co więcej monitoring wizyjny nie może być wykorzystywany przez pracodawcę do kontrolowania pracowników lub ustalania wydajności ich pracy czy tworzenia na podstawie nagrań ewidencji czasu pracy. Art. 222 § 1 Kodeksu pracy, wymienia do jakich celów można wykorzystywać monitoring w pracy i są to:

1. zapewnienie bezpieczeństwa pracowników,
2. ochrona mienia,
3. kontrola produkcji,
4. zachowanie tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Jak pracodawca powinien poinformować pracowników o zamiarze wprowadzenia monitoringu?

Pracodawca musi zrobić to na piśmie i nie późnij niż na 2 tygodnie przed wprowadzeniem kamer do firmy. Dodatkowo wprowadzenie monitoringu oraz sposób jego zastosowania musi być uwzględniony w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub specjalnym obwieszczeniu jeśli nie zaistniały te dwie wcześniejsze formy.

O istnieniu monitoringu wizyjnego w miejscu pracy za każdym razem muszą być poinformowani nowozatrudnieni pracownicy. Na terenie firmy konieczne jest także umieszczenie odpowiednich oznaczeń informujących o nagrywaniu obrazu. Ta procedura musi nastąpić najpóźniej w przeddzień uruchomienia nagrywania.

Pracodawca musi także zgodnie z art. 13 RODO podać:

1. swoją nazwę i adres
2. obszar oraz cel monitorowania
3. okres przetwarzania danych

Gdzie w firmie nie można montować kamer?

Bezwzględny zakaz wykorzystywania monitoringu dotyczy pomieszczeń sanitarnych i socjalnych takich, jak:

1. łazienka
2. stołówka
3. szatnia
4. palarnia

Kto może przeglądać monitoring w pracy?

Korzystanie z monitoringu w środowisku firmowym z jednej strony daje poczucie bezpieczeństwa, ale z drugiej rodzi obawy o zachowanie prywatności i komfortu pracy osób znajdujących się w monitorowanych strefach. Część z nich może bać się wykorzystania materiałów nagraniowych przez nieupoważnione osoby. I tu z pomocą przychodzą przepisy prawa. Możliwość udostępnienia nagrań z monitoringu owszem istnieje, ale nie każdy może z tego prawa skorzystać. Można to zrobić tylko w wybranych sytuacjach i dla określonych osób. Decyzja w tej kwestii powinna opierać się na przepisach RODO, które określają, kto ma prawo do takiego dostępu. Ogólnie osoba widoczna na nagraniach może wnioskować o dostęp do nich, jeśli dane dotyczą bezpośrednio jej. Również osoba, która nie jest widoczna na nagraniach, ale ma uzasadniony interes, np. związany z uszkodzeniem lub kradzieżą jej mienia, może ubiegać się o dostęp do nagrań, aby zidentyfikować sprawcę zdarzenia.

W środowisku pracy pracodawca ma prawo do przeglądania nagrań monitoringu. W niektórych przypadkach, osoby widoczne na nagraniach, np. pracownicy, również mogą wnioskować o dostęp do tych nagrań, jeśli sytuacja dotyczy bezpośrednio ich. Kolejnym powszechnym przypadkiem, w którym osoba korzysta z prawa do przejrzenia nagrań monitoringu, jest osoba, której mienie zostało skradzione lub uszkodzone i potrzebuje zidentyfikować sprawców. Do takich czynności uprawnienia ma także policja oraz ubezpieczyciele w celu prowadzenia postępowań związanych z przestępstwami, włamaniami czy uszkodzeniem mienia.

Aby osoba, widoczna na nagraniach, uzyskała dostęp do nich, powinna potwierdzić swoją tożsamość jako osoba występująca na materiale. Często wystarcza dokładny opis sytuacji, czasu i miejsca zdarzenia oraz charakterystycznych cech wyglądu.

Jak długo można przechowywać nagrania z monitoringu?

To także określają przepisy prawa. Według art. 222 § 3 Kodeksu pracy pracodawca może przechowywać nagrania z monitoringu przez maksymalnie trzy miesiące od chwili wykonania zapisu wideo. Gdy ten okres minie nagrania należy zniszczyć, chyba, że odrębne przepisy stanowią inaczej, np. może zaistnieć konieczność przechowywania materiału dowodowego do zakończenia postepowania.

Monitoring w firmie jest niezwykle pomocnym narzędziem w zapewnieniu bezpieczeństwa ludzi i mienia. Jego niewłaściwe wykorzystanie może rodzić zagrożenia, szczególnie w zakresie utrzymania prywatności osób pracujących w przedsiębiorstwie. Jednak zarówno przepisy RODO jak i Kodeksu pracy wyznaczają zdrowe ramy korzystania z tego rozwiązania tak, żeby z jednej strony chronione były interesy firmy, a z drugiej zachowany został komfort i bezpieczeństwo pracowników.

W kwestiach związanych z monitoringiem zapraszamy do kontaktu z naszymi specjalistami.